Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur ein PDF, das per E-Mail verschickt wird. Sie basiert auf einem strukturierten Datensatz, der eine automatische und medienbruchfreie Weiterverarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu bisherigen elektronischen Rechnungen (z.B. PDF oder JPG) müssen diese strukturierten Daten künftig dem europäischen Standard EN16931 entsprechen. Dieser Standard sorgt dafür, dass Rechnungen nahtlos in Buchhaltungssysteme integriert und verarbeitet werden können, ohne manuelle Eingriffe (IHK München).
Was ändert sich ab 2025?
Ab 2025 gilt:
- PDF-Rechnungen und andere nicht strukturierte Formate werden nicht mehr als E-Rechnungen anerkannt.
- Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Rechnungen müssen automatisch und in einem standardisierten Format übermittelt werden, das medienbruchfrei in die betrieblichen Systeme integriert wird.
Übergangsfristen bis 2028
Für kleinere Unternehmen (mit einem Umsatz unter 800.000 Euro) gibt es Übergangsregelungen. Diese können bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden. Ab 2028 jedoch wird für alle Unternehmen die Verwendung der E-Rechnung verpflichtend (IHK_DE).
Warum E-Rechnungen?
Neben der gesetzlichen Pflicht bietet die E-Rechnung auch erhebliche Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Rechnungen können schneller bearbeitet und gebucht werden.
- Kostensenkung: Weniger Papier und Porto, dafür schnellere Zahlungsabwicklungen.
- Fehlerreduktion: Da keine manuelle Eingabe mehr erforderlich ist, sinkt die Fehleranfälligkeit.
Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, profitieren somit von kürzeren Bearbeitungszeiten und einem nachhaltigeren Rechnungsprozess (IHK München).
Fazit
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 bedeutet für viele Unternehmen einen Umstellungsaufwand, bietet jedoch langfristig erhebliche Potenziale zur Verbesserung der internen Prozesse. Es lohnt sich daher, frühzeitig die erforderlichen technischen Voraussetzungen zu schaffen, um auch in Zukunft effizient und rechtskonform arbeiten zu können.
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